以(yi)下內容(rong)為新榜市場總監李鐵男在活動行線下沙龍「千(qian)人峰會(hui)的(de)品牌與運(yun)營」的(de)現場分享內容(rong)整理，其中可能會(hui)有部分口語(yu)化表達(da)。
做一(yi)(yi)個長期(qi)主(zhu)義者(zhe)，每一(yi)(yi)場活(huo)動都想辦法把整(zheng)個觀(guan)眾體(ti)(ti)驗、嘉賓(bin)的(de)體(ti)(ti)驗，以(yi)及(ji)合作伙(huo)伴的(de)體(ti)(ti)驗，做到(dao)極(ji)致。在不斷做的(de)過程當(dang)中去積(ji)累口碑，然后(hou)整(zheng)個行業內(nei)會形(xing)成一(yi)(yi)定的(de)認知，再經過不斷輸出(chu)活(huo)動，不斷的(de)和(he)這(zhe)群人通(tong)過活(huo)動產生鏈接，慢(man)慢(man)地積(ji)累勢能(neng)(neng)，勢能(neng)(neng)積(ji)累起來之后(hou)，口碑、品牌就(jiu)會慢(man)慢(man)起來。長期(qi)主(zhu)義+價(jia)值輸出(chu)+時(shi)間復利，你將解(jie)鎖一(yi)(yi)份刺激與歡喜。
活動流程主要分為六個步驟！市場調研-活動立項—活動籌備—推廣&招募—活動執行—活動復盤。
1、活動目的
這(zhe)是(shi)做活動(dong)前最(zui)重要(yao)的一個(ge)問(wen)題(ti)，我(wo)為什么要(yao)做這(zhe)個(ge)活動(dong)？
提升影響(xiang)力，強化品牌。
政(zheng)策發(fa)布(bu)，比如今日(ri)頭條的(de)生機大會，快手的(de)光合大會等。
會(hui)銷(xiao)，會(hui)銷(xiao)類的(de)公司，因為頻次比較高，一(yi)般有標準化的(de)會(hui)議流程，對參會(hui)人員有篩(shai)選，對會(hui)議的(de)信息密度沒有嚴格要求，但強調氛圍的(de)調動，有跟單機制，強調結(jie)果轉化，有KPI指(zhi)標，重點(dian)推廣產品服務(wu)。
2、市場調研
這一(yi)塊相對來說比(bi)較簡(jian)單，既然做這個(ge)(ge)行(xing)業的(de)(de)活(huo)動，肯定本(ben)來就能(neng)觸達到(dao)這個(ge)(ge)行(xing)業的(de)(de)一(yi)些(xie)人群，那么可以(yi)通(tong)過(guo)面對面聊天，或(huo)者通(tong)過(guo)線上聊天，或(huo)者通(tong)過(guo)問卷調查，或(huo)者通(tong)過(guo)請教行(xing)業資深(shen)人士，或(huo)者看同(tong)行(xing)業的(de)(de)競品活(huo)動，基本(ben)上可以(yi)解決你(ni)的(de)(de)困惑，大概能(neng)得(de)出(chu)來結論，接下來可以(yi)驗證下，這個(ge)(ge)時(shi)候整體活(huo)動的(de)(de)方向就有(you)了，可以(yi)按照你(ni)的(de)(de)計劃來推進了。
3、確定邊界
想(xiang)明白為(wei)什么要做這個(ge)活動，基本(ben)上心里邊大(da)致的(de)版圖(tu)就有了。
從現(xian)在的(de)時間起，去倒推，大(da)概這個(ge)(ge)活(huo)(huo)動準(zhun)(zhun)備周期需(xu)要多久，比如(ru)說需(xu)要30天(tian)，從現(xian)在情況往后推30天(tian)，看是放(fang)在周中還是周末(mo)，是做半天(tian)還是全(quan)天(tian)，活(huo)(huo)動類型(xing)，誰(shui)來講？誰(shui)來聽？這個(ge)(ge)活(huo)(huo)動目的(de)是怎樣的(de)？基本上有一個(ge)(ge)大(da)體的(de)模糊(hu)的(de)畫像(xiang)，在這個(ge)(ge)時間沒有精準(zhun)(zhun)的(de)對(dui)接到個(ge)(ge)人(ren)，但是知道(dao)(dao)它大(da)概有怎樣一個(ge)(ge)標簽、知道(dao)(dao)大(da)致(zhi)通過什么(me)樣的(de)渠道(dao)(dao)能夠(gou)去觸達。
同時邊界很重要！它畫了一些(xie)方(fang)向(xiang)，知道哪些(xie)東西可(ke)以(yi)用，哪些(xie)東西不能用。
①預算不(bu)一樣，整(zheng)個(ge)的(de)邊界完全是(shi)不(bu)一樣的(de)。可能因為預算有(you)(you)(you)限，有(you)(you)(you)些場地就(jiu)不(bu)會(hui)(hui)考慮(lv)，有(you)(you)(you)些搭建方(fang)案也不(bu)會(hui)(hui)考慮(lv)，有(you)(you)(you)些老師(shi)也不(bu)會(hui)(hui)考慮(lv)。
②人數和預算(suan)也是緊密相關的(de)，做500人的(de)活(huo)動、1000人活(huo)動、100人的(de)活(huo)動，完全是不(bu)同的(de)概念。
③時長基本上(shang)就(jiu)決定了嘉(jia)賓的數量。大家都比較(jiao)(jiao)熱(re)衷于做下午場的活動，相對來說(shuo)比較(jiao)(jiao)簡單(dan)，從(cong)下午2點開始到5點結(jie)束，3小時共(gong)計180分(fen)鐘，如果一個嘉(jia)賓25分(fen)鐘，總共(gong)150
分鐘，剩下30分鐘可以設置一(yi)個(ge)圓(yuan)桌論壇，基本是6+1的環(huan)節設置，中間(jian)控場不用那么(me)嚴格，這個(ge)根據嘉賓(bin)數量、時長等因素靈活調整。
④場(chang)地，2019年(nian)(nian)(nian)比較特(te)殊，7月(yue)到(dao)(dao)10月(yue)的很(hen)多(duo)大型(xing)的活(huo)動(dong)不能舉辦，再加(jia)上(shang)今年(nian)(nian)(nian)過年(nian)(nian)(nian)比較早，1月(yue)25日初一(yi)，很(hen)多(duo)大型(xing)的活(huo)動(dong)全部壓到(dao)(dao)年(nian)(nian)(nian)底，加(jia)上(shang)很(hen)多(duo)年(nian)(nian)(nian)會(hui)(hui)也在這(zhe)個(ge)(ge)時間(jian)，就會(hui)(hui)把整個(ge)(ge)酒(jiu)店的費(fei)用拉(la)高，往(wang)年(nian)(nian)(nian)可(ke)能提前(qian)兩個(ge)(ge)月(yue)去找酒(jiu)店，今年(nian)(nian)(nian)必須(xu)要提前(qian)兩個(ge)(ge)月(yue)三個(ge)(ge)月(yue)甚至更(geng)長時間(jian)！北京能容納千人的且交通比較方便的其實不多(duo)，可(ke)能是西邊(bian)便宜，南邊(bian)便宜，北邊(bian)和東邊(bian)貴(gui)。
場(chang)地要考慮的因素有：價格(ge)、面積大(da)小、容納人數(shu)、層(ceng)高（燈下）、交通便利、行動路線(xian)、光(guang)線(xian)、有無柱子、以及配套設施（住宿、用餐等）
通(tong)(tong)過(guo)上面的(de)分析，要(yao)做一個什么樣的(de)活(huo)動(dong)，那么大致的(de)框(kuang)架就出來了，先把整(zheng)個邊界定好，接著再細化(hua)，內部還有一個溝通(tong)(tong)磨合(he)的(de)過(guo)程，不可能一開始把這些非常精準化(hua)。
1、確(que)認(ren)主題
第一不(bu)要引起歧義，確保(bao)可以準確傳(chuan)達信(xin)息。
第二(er)要突出(chu)活動(dong)價值(zhi)，給(gei)用戶帶來的價值(zhi)，增加(jia)吸引力(li)。
第(di)三盡(jin)量(liang)結合(he)當下的熱(re)點，增加曝光度。
針對行(xing)(xing)(xing)業內(nei)的(de)活動(dong)，一般都(dou)(dou)只寫(xie)嘉賓的(de)title，因(yin)為這個行(xing)(xing)(xing)業大家都(dou)(dou)知道他是(shi)誰，所以(yi)說不用在活動(dong)的(de)板塊上再去(qu)說這個嘉賓怎樣，做過什么。但是(shi)注意，跨行(xing)(xing)(xing)業的(de)活動(dong)，需要寫(xie)嘉賓的(de)介(jie)紹(shao)(shao)，因(yin)為觀眾來自(zi)于(yu)不同行(xing)(xing)(xing)業，也可能(neng)來自(zi)于(yu)五面八方，通過嘉賓的(de)介(jie)紹(shao)(shao)來判斷嘉賓可能(neng)會講什么，借此(ci)確認活動(dong)是(shi)否是(shi)適合(he)自(zi)己。
2、時間場地
一(yi)般場(chang)(chang)地是(shi)(shi)一(yi)個(ge)(ge)大(da)場(chang)(chang)地，一(yi)個(ge)(ge)小場(chang)(chang)地，在(zai)這里大(da)場(chang)(chang)地指(zhi)的(de)是(shi)(shi)哪個(ge)(ge)城(cheng)市(shi)，小場(chang)(chang)地是(shi)(shi)具體地點，比如(ru)(ru)確定(ding)12月底要(yao)(yao)在(zai)北(bei)京做一(yi)個(ge)(ge)活(huo)動，北(bei)京就(jiu)是(shi)(shi)一(yi)個(ge)(ge)大(da)場(chang)(chang)地，大(da)場(chang)(chang)地可以(yi)滯后到什么時(shi)間？假如(ru)(ru)有(you)很(hen)多外(wai)地的(de)嘉賓(bin)來(lai)參與(yu)，會提前(qian)預訂機票，要(yao)(yao)提前(qian)半個(ge)(ge)月或者(zhe)20天要(yao)(yao)把(ba)這個(ge)(ge)場(chang)(chang)地給確定(ding)死；假如(ru)(ru)活(huo)動本身(shen)是(shi)(shi)在(zai)北(bei)京的(de)人來(lai)參與(yu)的(de)，活(huo)動開始之前(qian)一(yi)周會給大(da)家(jia)群發(fa)消息就(jiu)OK了。
一(yi)般來講雙休日好過(guo)工(gong)作日，周六好過(guo)周日。但(dan)是也要考(kao)慮活(huo)動的規模與影響(xiang)力，不要放在(zai)周一(yi)，周一(yi)往往會議(yi)比較多，很難走開。
下(xia)午(wu)好于上(shang)午(wu)：盡量(liang)活(huo)動不要上(shang)午(wu)辦，下(xia)午(wu)的活(huo)動通過開(kai)場時間(jian)稍(shao)微往(wang)前延(yan)一(yi)點，把結束的時間(jian)稍(shao)微往(wang)后延(yan)一(yi)點，比如1點半(ban)開(kai)始一(yi)直到下(xia)午(wu)6點，能(neng)容納的嘉賓和信息含量(liang)比較多(duo)，這(zhe)樣效(xiao)率更(geng)高，相(xiang)對(dui)也節省費用。
另外(wai)場地動線(xian)在(zai)大型的(de)活(huo)動中是非(fei)常重要(yao)(yao)的(de)，要(yao)(yao)從“小(xiao)白(bai)”的(de)用戶視野出發，不要(yao)(yao)想當然，要(yao)(yao)考慮(lv)到人流(liu)行進方(fang)(fang)向、路線(xian)、擁堵節點(dian)以(yi)及展(zhan)(zhan)(zhan)位間(jian)距、方(fang)(fang)向，要(yao)(yao)避(bi)免“冷清展(zhan)(zhan)(zhan)位”（人流(liu)無法流(liu)動過去的(de)展(zhan)(zhan)(zhan)位）。
會場最好(hao)是“后進式(shi)”，屏幕(mu)和入場口不(bu)在同一(yi)(yi)側，不(bu)要從前(qian)門進，避(bi)免(mian)觀眾橫穿遮擋視線，提前(qian)設置隔離欄，避(bi)免(mian)分散(san)注意力。一(yi)(yi)般做的活動比(bi)較多了之(zhi)后，基(ji)本上(shang)看一(yi)(yi)眼這個場地，整個搭建方(fang)(fang)(fang)案就有了，就知(zhi)道什(shen)(shen)么(me)地方(fang)(fang)(fang)放(fang)(fang)簽到臺、什(shen)(shen)么(me)地方(fang)(fang)(fang)放(fang)(fang)入場、什(shen)(shen)么(me)地方(fang)(fang)(fang)放(fang)(fang)屏幕(mu)、什(shen)(shen)么(me)地方(fang)(fang)(fang)放(fang)(fang)上(shang)下(xia)臺、什(shen)(shen)么(me)地方(fang)(fang)(fang)放(fang)(fang)控臺，基(ji)本上(shang)就相當清(qing)楚(chu)。
3、確定關鍵傳播(bo)節(jie)點
假如1月(yue)份舉辦(ban)一(yi)(yi)(yi)場(chang)(chang)(chang)500人(ren)的(de)活動(dong)，往前倒推(tui)，首先要(yao)(yao)確認活動(dong)是免(mian)費還是收費，因為免(mian)費和(he)收費的(de)到(dao)(dao)場(chang)(chang)(chang)率(lv)不一(yi)(yi)(yi)樣，要(yao)(yao)根據(ju)到(dao)(dao)場(chang)(chang)(chang)率(lv)去(qu)算，需要(yao)(yao)報名(ming)多少人(ren)，現(xian)場(chang)(chang)(chang)到(dao)(dao)多少人(ren)。根據(ju)目前手頭的(de)資源，去(qu)倒推(tui)，比(bi)如說(shuo)活動(dong)推(tui)一(yi)(yi)(yi)次能報60人(ren)，需要(yao)(yao)推(tui)五次，推(tui)5次的(de)節點可(ke)能一(yi)(yi)(yi)周推(tui)兩次，可(ke)能一(yi)(yi)(yi)周推(tui)一(yi)(yi)(yi)次。一(yi)(yi)(yi)周推(tui)兩次，可(ke)能用(yong)不同(tong)的(de)渠道，用(yong)公眾號推(tui)一(yi)(yi)(yi)次，用(yong)海報推(tui)一(yi)(yi)(yi)次，這樣傳(chuan)播(bo)的(de)節點基本上就出來了。再根據(ju)整個行業的(de)一(yi)(yi)(yi)些大事件，比(bi)如說(shuo)雙11或(huo)者說(shuo)其他(ta)的(de)能預測到(dao)(dao)一(yi)(yi)(yi)些節點，不跟他(ta)們搶(qiang)流量，把這些節點給錯開。
物料是活動對(dui)外(wai)(wai)宣傳(chuan)物料，像海報、主視覺或(huo)者說像嘉賓的背景，類似(si)于傳(chuan)播方面的一些物料。這(zhe)些物料有利于去招募或(huo)者對(dui)外(wai)(wai)去做宣傳(chuan)。
4、信息入口(kou)的問題
作(zuo)為(wei)活動負責(ze)(ze)人(ren)，剛開(kai)始要(yao)定主題(ti)、定框架、定基調、定邊(bian)界，在(zai)對外合作(zuo)的(de)時(shi)候(hou)，最怕遇(yu)到一(yi)(yi)件事同(tong)時(shi)好(hao)幾個(ge)(ge)人(ren)來對接。一(yi)(yi)般我們(men)辦活動首先會在(zai)群里邊(bian)立一(yi)(yi)個(ge)(ge)規矩：公司里邊(bian)指(zhi)定一(yi)(yi)個(ge)(ge)總(zong)的(de)負責(ze)(ze)人(ren)，他既是內(nei)部信(xin)息匯總(zong)的(de)節點，也是外部信(xin)息的(de)出(chu)口，保證所有的(de)信(xin)息的(de)入(ru)口和(he)流出(chu)在(zai)公司內(nei)部都有一(yi)(yi)個(ge)(ge)人(ren)，同(tong)時(shi)同(tong)步到群里和(he)協同(tong)工具中，避免信(xin)息差。一(yi)(yi)場活動需要(yao)團(tuan)隊協同(tong)，每個(ge)(ge)人(ren)具體來負責(ze)(ze)哪一(yi)(yi)塊(kuai)，一(yi)(yi)般要(yao)形(xing)成文字，同(tong)步給各個(ge)(ge)合作(zuo)方(fang)。總(zong)之兵分(fen)幾路(lu)，各司其職。
5、信息的協同和傳遞(di)
這塊(kuai)特別(bie)重要，特別(bie)是合(he)作類的(de)活動(dong)，比(bi)如多方主辦，并有政府的(de)指導參(can)與，這種活動(dong)難度(du)很高，建議一(yi)般一(yi)個活動(dong)，它的(de)聯合(he)主辦方不要超過(guo)三(san)家，超過(guo)三(san)家的(de)話就是說(shuo)會特別(bie)麻煩，因為每(mei)個人對(dui)活動(dong)的(de)認知與需求都不一(yi)樣(yang)，另(ling)外(wai)很多細節(jie)需要和多方確認，要在(zai)溝通環(huan)節(jie)消耗大量精力(li)。
合作(zuo)類的(de)(de)(de)(de)活動，盡(jin)量簡化，在活動開始的(de)(de)(de)(de)時間，要明確劃分(fen)好雙方的(de)(de)(de)(de)職責，哪些東西，你(ni)有決(jue)定(ding)權(quan)，哪些東西，我只是通知你(ni)，其它事我全權(quan)處理(li)，不然到后(hou)(hou)邊肯定(ding)會出(chu)分(fen)歧，會牽涉大量的(de)(de)(de)(de)時間精(jing)力來處理(li)這個(ge)(ge)事，這是外部。內部的(de)(de)(de)(de)話也是同樣(yang)的(de)(de)(de)(de)一(yi)個(ge)(ge)邏輯， 比如嘉賓(bin)(bin)，特別是大會，嘉賓(bin)(bin)總計超過(guo)三(san)十幾位，嘉賓(bin)(bin)對(dui)接(jie)這塊可能是5到6個(ge)(ge)人，嘉賓(bin)(bin)是按照(zhao)板(ban)塊來劃分(fen)，每(mei)個(ge)(ge)人對(dui)接(jie)幾個(ge)(ge)嘉賓(bin)(bin)，另(ling)外對(dui)接(jie)的(de)(de)(de)(de)嘉賓(bin)(bin)過(guo)程中，遵循一(yi)個(ge)(ge)原則“一(yi)路(lu)到底”，從一(yi)開始對(dui)接(jie)到最好，從最開始的(de)(de)(de)(de)邀約到最后(hou)(hou)的(de)(de)(de)(de)現場接(jie)待整個(ge)(ge)過(guo)程都(dou)由(you)一(yi)個(ge)(ge)人來對(dui)接(jie)。
有些嘉賓不(bu)可能親(qin)自來對接，一(yi)(yi)般會由品(pin)牌負責人(ren)或(huo)者(zhe)助理來對接，這里邊就會牽涉到一(yi)(yi)個信息的(de)傳(chuan)遞與協同。要借助一(yi)(yi)些工具(ju)來防止信息在(zai)傳(chuan)遞過程(cheng)中的(de)衰減，比如石墨(mo)文(wen)檔(dang)、有道云筆(bi)記(ji)等(deng)，具(ju)體用(yong)哪個可以(yi)根據(ju)公司(si)內(nei)部情況選擇(ze)。
1、邀請清單
活動主(zhu)題定完之后(hou)，大家在(zai)一塊開(kai)個(ge)(ge)(ge)腦爆會議，然后(hou)就說(shuo)你認為的嘉(jia)(jia)(jia)賓(bin)(bin)是(shi)誰誰，每個(ge)(ge)(ge)人在(zai)黑(hei)板上寫(xie)，寫(xie)完之后(hou)用排除法，先(xian)做(zuo)加法，后(hou)做(zuo)減法，然后(hou)把不合適嘉(jia)(jia)(jia)賓(bin)(bin)全部排除掉，比如說(shuo)我來推薦這(zhe)個(ge)(ge)(ge)嘉(jia)(jia)(jia)賓(bin)(bin)，我為什么(me)推薦這(zhe)個(ge)(ge)(ge)嘉(jia)(jia)(jia)賓(bin)(bin)？這(zhe)個(ge)(ge)(ge)嘉(jia)(jia)(jia)賓(bin)(bin)好在(zai)哪一塊？今年做(zuo)了哪些(xie)東西，哪一塊應該講的特別好。
嘉賓(bin)模式就兩塊，一(yi)個是(shi)做得(de)好，一(yi)個是(shi)講得(de)好。
做(zuo)得好的(de)話(hua)，要有實際(ji)經驗(yan)，因為在實際(ji)的(de)過程(cheng)當中做(zuo)過和(he)沒(mei)做(zuo)過是不一樣的(de)。做(zuo)過的(de)話(hua)，能講出(chu)來有一些比較重要的(de)細節，但是可能會被別人忽(hu)視，那這樣的(de)話(hua)對行業內的(de)人是有收獲(huo)感，也就(jiu)是所謂(wei)的(de)干貨。
有些(xie)嘉(jia)賓，雖然(ran)沒做過，但(dan)(dan)是一直在行業(ye)內深度觀(guan)察，表(biao)達能力(li)特別(bie)(bie)好、氣場和(he)節奏感特別(bie)(bie)好，在臺上講(jiang)的(de)(de)特別(bie)(bie)好，但(dan)(dan)是這樣的(de)(de)人是少(shao)的(de)(de)。
還有一些人做的(de)(de)特(te)別好，但是一到臺上(shang)(shang)(shang)就緊張，講(jiang)不(bu)(bu)全或(huo)者講(jiang)不(bu)(bu)好，根本表達(da)不(bu)(bu)出來(lai)，這(zhe)種(zhong)嘉賓(bin)的(de)(de)話，建(jian)議大家就不(bu)(bu)要邀請了，因為他可能做的(de)(de)再好，但是在臺上(shang)(shang)(shang)講(jiang)不(bu)(bu)出來(lai)的(de)(de)話，實(shi)際(ji)上(shang)(shang)(shang)對臺下的(de)(de)觀(guan)眾是沒有收獲，現場的(de)(de)感覺也會比較尷尬。
嘉(jia)賓也(ye)(ye)可(ke)以簡單分為干貨(huo)型嘉(jia)賓、流量型嘉(jia)賓，也(ye)(ye)有(you)兩者(zhe)兼而有(you)之的，這(zhe)個時候你(ni)賺大(da)了，后期在環節的設(she)置上(shang)，要注意組合搭配，避免(mian)一邊倒。
2、嘉賓邀約
要說清楚這幾件事：
在什(shen)么地方做一(yi)個多少(shao)規模的活動(dong)， 這個活動(dong)的時長(chang)是多久(jiu)？
有(you)哪些(xie)嘉賓來參與(yu)？
同臺(tai)嘉(jia)賓(bin)是哪些？
站在嘉賓的角(jiao)度來看這個活動對他或者所在公(gong)司(si)的價(jia)值是什(shen)么？
在邀請的過程中，一定要把這些東西表達(da)清楚(chu)，做(zuo)成(cheng)PPT也好，做(zuo)文字(zi)也好，傳(chuan)遞給對方(fang)。
一些活動(dong)在前(qian)期邀約嘉(jia)賓中，會寫一大堆特(te)別(bie)大咖位的嘉(jia)賓，最后卻(que)來(lai)不了，對于(yu)觀(guan)眾(zhong)來(lai)說體驗特(te)別(bie)不好，特(te)別(bie)是賣票(piao)活動(dong)，可(ke)能觀(guan)眾(zhong)來(lai)買票(piao)，就是沖著1到2個嘉(jia)賓，想(xiang)聽(ting)他(ta)講，最后會發現想(xiang)聽(ting)的兩個人(ren)壓根就沒來(lai)，現場特(te)別(bie)尷尬(ga)，后續還會因為這些會產(chan)生(sheng)退票(piao)，或者其他(ta)不必(bi)要(yao)的麻煩(fan)，所以請(qing)務必(bi)在顯(xian)著位置(zhi)注明擬邀。
3、嘉賓信(xin)息收集(ji)
邀請嘉賓(bin)一般會要(yao)嘉賓(bin)的簡介(jie)，title、照片、成功(gong)案(an)例、Demo。
關(guan)于(yu)嘉賓的Demo。Demo這塊很多嘉賓不一(yi)(yi)定能(neng)提(ti)(ti)供，但如果是一(yi)(yi)些干貨類收(shou)費活(huo)動，特別是異地嘉賓，一(yi)(yi)般會讓他(ta)提(ti)(ti)供一(yi)(yi)個(ge)(ge)demo，提(ti)(ti)前商(shang)量一(yi)(yi)個(ge)(ge)選題(ti)，錄(lu)一(yi)(yi)個(ge)(ge)10分鐘視(shi)頻。通過視(shi)頻可(ke)以看到這個(ge)(ge)嘉賓形(xing)象、氣場(chang)、表達習慣、邏輯框(kuang)架、語言節奏等，有一(yi)(yi)些整體(ti)了(le)解并有助于(yu)后(hou)期判斷。
4、嘉賓(bin)PPT
①時間：嘉賓的(de)(de)PPT，截止(zhi)時間一定(ding)要(yao)敲死(si)。一定(ding)要(yao)把截止(zhi)時間往(wang)前趕(gan)(gan)一趕(gan)(gan)，按(an)照行業經(jing)驗來說，總有1-2個嘉賓的(de)(de)PPT姍姍來遲(chi)，要(yao)為后邊調整(zheng)留下空間。
②版(ban)本(ben)(ben)(ben)：記住一(yi)定要編號，養成好習慣(guan)，避免弄錯版(ban)本(ben)(ben)(ben)。過渡(du)版(ban)本(ben)(ben)(ben)一(yi)定要刪掉，因為有(you)些控(kong)臺(tai)(tai)會把(ba)原來老的(de)版(ban)本(ben)(ben)(ben)放(fang)上(shang)去，一(yi)般到這個(ge)時(shi)間節(jie)點嘉(jia)賓改的(de)東(dong)西(xi)不多，但是有(you)個(ge)別的(de)嘉(jia)賓的(de)心理素質不好，一(yi)旦(dan)發現(xian)ppt不對，會直接在臺(tai)(tai)上(shang)發懵，或者將問題公開化，“PPT放(fang)錯了，主辦方能不能給我換一(yi)下”，這時(shi)候會極度尷尬。
③體(ti)積(ji)：把PPT盡量(liang)體(ti)積(ji)小一點防止(zhi)死機，如果里面有視頻(pin)的，記(ji)得把視頻(pin)摘出來，單獨再存一份，在活(huo)動進行中，注(zhu)意和嘉(jia)賓提(ti)前(qian)約定信號，萬一發生操作失(shi)誤，在臺(tai)上(shang)直(zhi)接發信號“麻煩(fan)工(gong)作人員幫我(wo)播(bo)放下視頻(pin)”，這樣完全不(bu)影響整個(ge)會(hui)議的流程(cheng)，整個(ge)對觀眾來說(shuo)，體(ti)驗是(shi)無(wu)損(sun)的。
④內容(rong)：一(yi)定要有(you)干(gan)貨，有(you)方(fang)法論，特別是可以反復使用，可以遷(qian)移的(de)(de)，比如一(yi)些數據，對(dui)行(xing)業前沿的(de)(de)分析和展望，個(ge)人(ren)(ren)固(gu)有(you)的(de)(de)成功經驗總結和升華，過去走過的(de)(de)一(yi)些彎路和坑是非常重(zhong)要的(de)(de)，但(dan)會被別人(ren)(ren)所(suo)忽略(lve)的(de)(de)一(yi)些細節。
⑤金(jin)句(ju)(ju)：這些(xie)既(ji)叫金(jin)句(ju)(ju)又叫拍(pai)照點，就(jiu)是大家為什么有些(xie)人(ren)講到(dao)某一(yi)(yi)個程度的情況下，大家都情不自(zi)禁拿出手機拍(pai)照，可能(neng)(neng)是情感上的共鳴，可能(neng)(neng)是信息含量大，短時(shi)間內難以消化，或(huo)者(zhe)是一(yi)(yi)句(ju)(ju)很有哲理的人(ren)生格言(yan)非常適合發朋友圈，也或(huo)者(zhe)是一(yi)(yi)個思維(wei)模型(xing)，很多人(ren)會(hui)拍(pai)照留(liu)存，從而形成二次傳播(bo)。
5、演講時長
有(you)的(de)嘉(jia)(jia)賓(bin)參(can)加大(da)會經驗(yan)比(bi)較少，之前明(ming)明(ming)約(yue)定了20分鐘演(yan)講(jiang)時(shi)間(jian)，也(ye)敲定了演(yan)講(jiang)主題和大(da)綱，但是他扔過來(lai)一(yi)個60頁PPT，此時(shi)需要和對(dui)方溝通下(xia)，問題在(zai)哪(na)里，把PPT 的(de)邏(luo)輯框架整理出來(lai)，大(da)幅刪減，在(zai)這一(yi)步(bu)就控制時(shi)長，另外(wai)在(zai)現場執行(xing)中(zhong)，也(ye)有(you)倒(dao)計(ji)時(shi)屏幕、倒(dao)計(ji)時(shi)牌、背景音樂等信號來(lai)提(ti)示嘉(jia)(jia)賓(bin)注意時(shi)間(jian)，控制好(hao)活(huo)動的(de)節奏。
6、嘉賓接待
嘉賓(bin)(bin)的(de)(de)機票酒(jiu)店、接(jie)(jie)送機、住宿、用(yong)餐、短信通(tong)知、參與通(tong)知、迎來送往(wang)、嘉賓(bin)(bin)禮品，實際上這些東西(xi)都很(hen)細的(de)(de)，不要一個(ge)一個(ge)細節(jie)去通(tong)知，要學會“湊(cou)整”，我們一般會給嘉賓(bin)(bin)兩個(ge)文(wen)檔(dang)(dang)，第一個(ge)文(wen)檔(dang)(dang)主要前期對接(jie)(jie)的(de)(de)時候使用(yong)，需(xu)要嘉賓(bin)(bin)提交什么資料(liao)以(yi)及(ji)deadline，需(xu)要嘉賓(bin)(bin)做的(de)(de)事情等，確認(ren)演講主題、大綱，以(yi)及(ji)提交PPT等。第二個(ge)文(wen)檔(dang)(dang)主要就是后期嘉賓(bin)(bin)的(de)(de)機酒(jiu)、接(jie)(jie)送機、酒(jiu)店入住、用(yong)餐、彩排、就坐的(de)(de)位置、上場次序、PPT是否對外等細節(jie)。
7、嘉賓彩排
彩排很(hen)重要(yao)的，即使嘉賓到了之后沒有特別(bie)長(chang)的時間，哪怕(pa)有五分鐘，都(dou)非常管(guan)用。
①熟悉場地：位置大致(zhi)在哪里？知道(dao)上臺(tai)口從(cong)哪上，然后需(xu)要(yao)要(yao)站在哪個地方(fang)，定位點(dian)、拍(pai)照點(dian)在哪里？是手持麥克還是頭戴？
②提示(shi)器(qi)的位置與倒計時：告(gao)知有提示(shi)器(qi)，然后防止(zhi)嘉賓(bin)回頭看屏幕，并告(gao)訴在哪個地(di)方，明天(tian)會有一個志愿者舉牌子(zi)，提示(shi)倒計時，注意信號提示(shi)。
③上場通知：一(yi)般采用原則是(shi)上一(yi)個候一(yi)個，通知一(yi)個，可以就近在控臺的(de)位置，安排沙發，讓嘉賓提前候場，提前配置好頭戴，并(bing)告知一(yi)些注意事項，并(bing)加油鼓氣等。
1、搭建商的選擇
專(zhuan)業、靠(kao)譜。和(he)專(zhuan)業人做事能省(sheng)去(qu)很多的(de)(de)精力和(he)心血，專(zhuan)業靠(kao)譜，怎么評估，第一(yi)看(kan)(kan)(kan)過(guo)去(qu)，要看(kan)(kan)(kan)案例，第二在溝通的(de)(de)過(guo)程(cheng)中(zhong)看(kan)(kan)(kan)對方的(de)(de)專(zhuan)業程(cheng)度(du)和(he)態度(du)。雙方有一(yi)個磨(mo)合的(de)(de)過(guo)程(cheng)，最好能和(he)一(yi)個公司長期的(de)(de)合作，知道你的(de)(de)訴(su)求，做事風(feng)格。
2、搭建方案
這個涉及因(yin)素較多，在這里不再展(zhan)開，主(zhu)要就是大屏、舞臺、燈光、展(zhan)位、外場簽到(dao)、互動空間(jian)、采訪(fang)間(jian)等(deng)等(deng)。
1、招商原則
一(yi)句話，廣撒(sa)網(wang)，重點(dian)捕魚。一(yi)般承諾80%，后(hou)續給到30%驚喜，前期稍(shao)(shao)稍(shao)(shao)收(shou)一(yi)點(dian)，不(bu)要為(wei)了(le)招商而(er)做出不(bu)切實際的承諾，不(bu)然(ran)事后(hou)容易起糾紛(fen)。
客(ke)戶(hu)的核心訴求(qiu)必須想辦法(fa)滿(man)足，然后滿(man)足不(bu)了(le)的話提前說清楚(chu)，客(ke)戶(hu)能接受的話繼續往下談，客(ke)戶(hu)接受不(bu)了(le)可(ke)以就此打住，或平衡(heng)各方利益，各退(tui)一步。
2、客戶來源
①把握熱點、新的(de)(de)機會(hui)。比如今年短視頻直播電商(shang)比較火，如果舉辦一(yi)個(ge)關于短視頻直播的(de)(de)大會(hui)，這些公(gong)司(si)肯(ken)定有(you)訴求(qiu)，想(xiang)要(yao)在(zai)行(xing)業大量的(de)(de)曝光，這樣的(de)(de)話這個(ge)活動中能提供的(de)(de)價值和(he)他(ta)們的(de)(de)需求(qiu)就是一(yi)個(ge)契合點，形成(cheng)了一(yi)個(ge)鏈(lian)接(jie)，那么這就有(you)可能成(cheng)為(wei)你的(de)(de)客(ke)戶。
②每年做的一(yi)(yi)些活(huo)動，那么留下(xia)來一(yi)(yi)些客戶，實際上這(zhe)(zhe)些客戶是有可能(neng)產生(sheng)復購的。這(zhe)(zhe)些客戶要(yao)重(zhong)點(dian)維持維護。
③行(xing)業(ye)競(jing)品(pin)類公司(si)，都有哪些贊助商，對方(fang)說(shuo)不定可能會有同樣(yang)的(de)需(xu)求，因為(wei)整(zheng)個(ge)的(de)用戶人(ren)群是比(bi)較一致(zhi)的(de)，等于對方(fang)為(wei)你指明了一條(tiao)道路(lu)。
3、整合資源
要去(qu)整合(he)資源(yuan)，活動贊助分兩塊，一個是(shi)本身活動資源(yuan)，比如一些線下的(de)(de)展位、現(xian)場的(de)(de)視頻輪播(bo)(bo)、上臺演講、參(can)與(yu)圓桌(zhuo)、頒獎、主(zhu)持人口播(bo)(bo)，等(deng)等(deng)一些和(he)現(xian)場相(xiang)關(guan)的(de)(de)信息。另(ling)外一塊是(shi)公(gong)司(si)資源(yuan)，很(hen)多公(gong)司(si)把(ba)廣(guang)告位推(tui)廣(guang)、信息流(liu)等(deng)全部打包賣給客(ke)(ke)戶，總之，挖掘客(ke)(ke)戶需求，在能力范(fan)圍之內去(qu)滿足。
1、用戶畫像
你想要吸引的用戶他(ta)(ta)是誰？他(ta)(ta)在哪個地方？通過(guo)什么樣的渠道去觸達，又如(ru)何(he)才能吸引他(ta)(ta)？
2、媒體合作
傳播(bo)的(de)(de)方案要形(xing)成(cheng)一個文件。A套餐(can)、B套餐(can)、C套餐(can)，明確(que)我(wo)(wo)能夠(gou)提(ti)供(gong)哪些？然后對方會根據你的(de)(de)資源(yuan)去匹(pi)配。明確(que)自己的(de)(de)資源(yuan)、能鏈接的(de)(de)資源(yuan)，找(zhao)別(bie)人之前，想(xiang)一想(xiang)別(bie)人憑什么會幫我(wo)(wo)，我(wo)(wo)能提(ti)供(gong)給別(bie)人什么權(quan)益，最(zui)終(zhong)雙方要達到(dao)共贏才(cai)行(xing)，不(bu)然偶(ou)發性(xing)幫忙是(shi)暫時的(de)(de)，不(bu)長久(jiu)。
3、它山之石可(ke)以攻玉
已報名觀眾，可以(yi)使用(yong)一些工具(ju)批量(liang)(liang)生成(cheng)個性化的朋友圈海報，方便對方曬(shai)朋友圈，這樣也可以(yi)匯聚來零散的個人(ren)朋友圈流量(liang)(liang)，雖然量(liang)(liang)不(bu)大，但是轉化率相(xiang)對較高。
4、微信群：紅(hong)包炸群、群冠(guan)名，活(huo)絡群主
這點(dian)比較簡單，不(bu)再(zai)贅述(shu)，重點(dian)：引起注(zhu)意，否則白搭。
5、活動平臺——活動行(xing)
國內領先的活動科技服(fu)務平臺，活動發布(bu)、活動推廣(guang)、渠道追蹤、數據(ju)分析、批量生成(cheng)海報（邀請(qing)函(han)）、等都可以在平臺完成(cheng)，另外還可以根據(ju)品牌個性(xing)化的推廣(guang)需(xu)求定(ding)制大會H5、小程序、APP。
1、門票免費(fei)or收費(fei)
收費門票，增加一個(ge)收入的(de)同時，也可(ke)以提高報名門檻。觀(guan)眾的(de)的(de)質量更高一點(dian)，但是考慮主辦方(fang)影響(xiang)力、嘉(jia)賓咖位、所(suo)在(zai)地消費能力、話題熱(re)度等(deng)，免費的(de)活(huo)動很容易招募，但是到場率也沒辦法控(kong)制(zhi)，另外(wai)(wai)免費的(de)活(huo)動容易受(shou)到外(wai)(wai)界環(huan)境的(de)一些影響(xiang)，一般來說(shuo)大概在(zai)50—70%左(zuo)右(you)，如(ru)果(guo)辦500人活(huo)動，全部免費的(de)，如(ru)果(guo)到場率按照50%來算，至少(shao)要一千人才(cai)能保證這個(ge)活(huo)動到場500人。
2、簽(qian)(qian)到時間(jian)與簽(qian)(qian)到工具(ju)
簽(qian)(qian)(qian)到時間(jian)(jian)如果放在上(shang)午，比如9點開(kai)始，8點半之前簽(qian)(qian)(qian)到的(de)人(ren)(ren)很(hen)少，高(gao)峰期是(shi)9點到9點半這個時間(jian)(jian)。活動臨近開(kai)場(chang)的(de)時間(jian)(jian)，才是(shi)簽(qian)(qian)(qian)到高(gao)峰期，短時間(jian)(jian)內(nei)巨大人(ren)(ren)流量涌(yong)來，會(hui)產生很(hen)多問(wen)(wen)題，需(xu)要(yao)(yao)提前預防(fang)。要(yao)(yao)思考：簽(qian)(qian)(qian)到的(de)空間(jian)(jian)是(shi)否開(kai)闊，簽(qian)(qian)(qian)到通道設置、簽(qian)(qian)(qian)到的(de)流程是(shi)否合(he)理，簽(qian)(qian)(qian)到的(de)效率如何，簽(qian)(qian)(qian)到的(de)人(ren)(ren)員有無經過培訓，簽(qian)(qian)(qian)到工具(ju)測試(shi)，簽(qian)(qian)(qian)到的(de)物(wu)料準備是(shi)否到位等這些因素都會(hui)影響簽(qian)(qian)(qian)到的(de)進程，處理不好都會(hui)導致后面的(de)人(ren)(ren)怨聲(sheng)載道，會(hui)影響活動開(kai)場(chang)和(he)用(yong)戶體驗。現場(chang)一定要(yao)(yao)有個人(ren)(ren)敢(gan)于拍板，敢(gan)于承(cheng)擔責任，當機立(li)斷，不要(yao)(yao)優柔(rou)寡斷，快速處理問(wen)(wen)題。
1、抓大放小
所有流程彩排三遍以(yi)上，讓(rang)相(xiang)關負(fu)責人對這個活動的流程非常熟悉，如搭(da)建方、主(zhu)持人、控臺方、兼職負(fu)責人、禮(li)儀負(fu)責人等(deng)環(huan)節的參與者，如果不(bu)能實現(xian)，也要讓(rang)對方知(zhi)道自己負(fu)責的環(huan)節大概的時間節點，以(yi)及有問題(ti)找誰處理。
所有(you)的(de)(de)(de)(de)錦上添花，是來自(zi)于平(ping)常的(de)(de)(de)(de)準(zhun)備(bei)，現(xian)場進行中不(bu)要臨場發揮。活動(dong)現(xian)場能把準(zhun)備(bei)好的(de)(de)(de)(de)東西(xi)做(zuo)出來就可以了，現(xian)場會(hui)有(you)各(ge)種各(ge)樣難(nan)以預料的(de)(de)(de)(de)各(ge)種意外的(de)(de)(de)(de)情(qing)況出現(xian)，要抓大放小，穩定(ding)優(you)先(xian)，解決關鍵問(wen)題，次要問(wen)題如(ru)果有(you)精(jing)力再處理，否則(ze)先(xian)擱置(zhi)。
2、風險管理
從開始的(de)報備(bei)到場地、嘉(jia)賓、觀眾、設備(bei)，實際上(shang)很多意外(wai)，剛才大家說(shuo)有一個(ge)“放”的(de)過(guo)程，一個(ge)“收(shou)”的(de)過(guo)程，在“放”和“收(shou)”的(de)過(guo)程中(zhong)，多條(tiao)線都有各種(zhong)各樣的(de)風險(xian)，比如(ru)(ru)說(shuo)某個(ge)嘉(jia)賓同意來(lai)，但是臨時(shi)又來(lai)不了；比如(ru)(ru)說(shuo)一千人的(de)場子，報名量(liang)不夠怎(zen)(zen)么辦(ban)(ban)？然(ran)后怎(zen)(zen)么去算？現場設備(bei)突然(ran)出現問題怎(zen)(zen)么辦(ban)(ban)？
要(yao)應對這(zhe)些(xie)潛在的(de)風險(xian)，在活動(dong)的(de)前期，肯定(ding)要(yao)拆解各(ge)個環節，分(fen)析關鍵要(yao)素，做(zuo)預備方案，不斷演練，將問題(ti)重(zhong)現，場景化，然后設計解決(jue)方案，把風險(xian)降到最低。風險(xian)不可以(yi)杜絕，但是可以(yi)降低。
所有活動每次都要(yao)復盤，查漏補缺，也是“擇其善者(zhe)而(er)從之(zhi)(zhi)，擇其不善者(zhe)而(er)改之(zhi)(zhi)”，借鑒(jian)的(de)(de)看(kan)，好的(de)(de)繼續發揚，不好就摒(bing)棄，這也是內部之(zhi)(zhi)間(jian)相互激勵(li)，，相互學(xue)習，不斷完美化的(de)(de)一個過程。
這里(li)有個原(yuan)則“PDCA”，又稱“戴(dai)明環”，是(shi)(shi)一個質量控制(zhi)流(liu)程，P是(shi)(shi)計劃，C是(shi)(shi)檢查，D是(shi)(shi)執行，A是(shi)(shi)復(fu)盤(pan)，做之(zhi)前先思考計劃，做的(de)(de)過程中不斷優化迭代(dai)，最(zui)后不斷改進反思并繼續(xu)下一個循環。所有東西，開會一定要(yao)有人專人記錄，形(xing)成白紙(zhi)黑(hei)字，不斷的(de)(de)留存，不斷的(de)(de)積累(lei)，逐漸形(xing)成SOP手冊，也可以作為(wei)內部(bu)的(de)(de)培訓教材。
這可能是(shi)(shi)史上最全(quan)的(de)(de)大型活(huo)動操盤指南，每個成功活(huo)動的(de)(de)背后都(dou)是(shi)(shi)事無巨(ju)細，都(dou)是(shi)(shi)不厭其煩(fan)，都(dou)是(shi)(shi)細致入微，但是(shi)(shi)“紙上得(de)來終覺淺，絕(jue)知此事要(yao)躬行”，這些經(jing)驗(yan)，還是(shi)(shi)要(yao)在實踐中運用出來，愿你也(ye)能做出成功的(de)(de)大活(huo)動！
